Digital aktiebok, i Excel eller i en onlinetjänst.

I korthet

Digitalt är huvudregeln. Lagen säger att aktieboken ska föras med automatiserad behandling, och låter ett bolag som inte är avstämningsbolag använda en bunden bok eller ett betryggande lösblads- eller kortsystem i stället (ABL 5 kap. 2 §).

Inget verktyg är föreskrivet eller godkänt. Lagen nämner inget program, inget filformat och inget sätt att signera. Kalkylblad, databas eller onlinetjänst: allt är tillåtet.

Skyldigheterna är desamma oavsett verktyg. Styrelsen ansvarar för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig (5 kap. 7 §). En tjänst är platsen där aktieboken förs. Ansvaret tar den inte över.

Vad lagen kräver av den

Innehållet

Varje akties nummer, ägaren med person- eller organisationsnummer och postadress, aktieslaget, om aktiebrev har utfärdats, och förbehållen (5 kap. 5 §). Läs mer: Vad är en aktiebok?

Datum på varje införing

Införingar och anteckningar dateras, om inte tidpunkten framgår av annat tillgängligt material (5 kap. 9 §).

Det som tas bort bevaras

Uppgifter som har tagits bort ur en aktiebok som förs digitalt bevaras i minst tio år (5 kap. 3 §). En såld aktiepost skrivs alltså inte bara över.

Den går att visa

Den som begär det får ta del av en aktuell utskrift hos bolaget (5 kap. 10 §), och på bolagsstämman hålls hela aktieboken tillgänglig som den ser ut den dagen (7 kap. 28 §).

Den bevaras länge

Aktieboken bevaras så länge bolaget består och i minst tio år därefter (5 kap. 3 §). Det är längre än de flesta program och abonnemang finns kvar.

Personuppgifterna

Bolaget är personuppgiftsansvarigt för personuppgifterna i aktieboken (5 kap. 4 §). En tjänst behandlar dem för bolagets räkning, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Aktiebok i Excel

En aktiebok i Excel eller ett annat kalkylprogram är tillåten, och för ett bolag med några få ägare och inga förändringar räcker den. En gratis mall med rätt kolumner finns i Mall för aktiebok.

Det ett kalkylblad inte gör är att föra aktieboken åt er:

• Det låter er skriva över en rad. Då är den tidigare ägaren borta, och lagen säger att det som tas bort ska bevaras. I ett kalkylblad ska den gamla raden strykas över och stå kvar, och den nya ägaren få en ny rad.
• Det kontrollerar inte numren. Inget hindrar att ett aktienummer står på två rader, eller inte på någon.
• Det daterar ingenting. Dagen för varje införing skrivs för hand, eller glöms bort.
• Det är en fil, och filer blir fler. Tre kopior i tre inkorgar, och styrelsen måste veta vilken som är aktieboken.
• Det summerar inget åt er. Varje ägares andel av kapitalet och rösterna räknas ut vid sidan av, för hand.

Vad ni ska kräva av en tjänst

Aktieboken finns kvar längre än tjänsten den förs i, och styrelsen ansvarar för den hela tiden. Sex frågor att ställa innan ni väljer en tjänst, den här inräknad.

Går allt att få ut?

Hela aktieboken med sin historik, i en fil som går att läsa utan tjänsten. Det är det enda skyddet mot en tjänst som läggs ner eller höjer priset.

Sparas historiken?

Varje ändring som en egen införing, med datum och underlag, utan att något skrivs över.

Kan den visa vilken dag som helst?

Aktieboken som den ser ut i dag för den som frågar, och som den såg ut på dagen för en bolagsstämma eller en utdelning.

Vem får läsa och vem får ändra?

Styrelsen bestämmer vem som gör införingar (5 kap. 9 §). Aktieägare, en redovisningskonsult och en revisor bör kunna läsa utan att kunna ändra.

Vad kostar den när ni växer?

Många tjänster tar betalt per aktieägare eller per funktion. Räkna på priset med det antal ägare ni räknar med om tre år.

Var finns personuppgifterna, och på vilka villkor?

En aktiebok innehåller personnummer och hemadresser. Tjänsten bör säga var de lagras och ge bolaget ett personuppgiftsbiträdesavtal.

I aktiebok.io

aktiebok.io är en aktiebok som förs med automatiserad behandling, i lagens mening, och den är gratis. Så här skapar ni er aktiebok.

Ett exempel

Frågor som brukar komma

Får aktieboken föras i Excel eller Google Kalkylark?

Ja. Lagen kräver en aktiebok som förs med automatiserad behandling och nämner inget program (5 kap. 2 §). Den ska innehålla det lagen räknar upp, bevara det som tas bort, och sparas.

Finns det en digital aktiebok hos Bolagsverket?

Nej. Bolagsverket registrerar bolaget, aktiekapitalet och antalet aktier. Aktieboken är bolagets egen och varken förs eller lämnas in där.

Måste en digital aktiebok signeras, med BankID eller på annat sätt?

Nej. Lagen kräver ingen underskrift på aktieboken. Den kräver att införingar dateras och att styrelsen ansvarar för aktieboken.

Måste vi använda en viss tjänst?

Nej, och ett bolag får byta från en till en annan. Det bolaget måste kunna är att ta med sig hela sin aktiebok.

Vad gör vi med den gamla pappersboken?

Spara den, i minst tio år efter att alla aktier har förts in i den nya aktieboken (5 kap. 3 §).

Får vår redovisningskonsult föra aktieboken åt oss?

Ja. Införingar görs av styrelsen eller av den som styrelsen har bemyndigat (5 kap. 9 §). Ansvaret ligger kvar hos styrelsen (5 kap. 7 §).

Finns det en digital aktiebok som är gratis?

Ja. aktiebok.io kostar ingenting, och allt går att exportera när som helst.